AECS General Regulations

The general regulations define the rights and duties of members, as well as the operation of membership fees, finances, and governance bodies such as the general assembly, the board of directors, the executive committee, the advisory committee and the coordination committee.

It governs the elections of the Association's leaders and officers, as well as volunteer assistants (e.g., option representatives, AECS committees, etc.).

I. GENERAL PROVISIONS

A. ASSOCIATION

1. OBJET

Le présent règlement vise à établir le fonctionnement de l’Association étudiante des cycles supérieurs de HEC Montréal (AECSHEC), association constituée par lettres patentes le 8 juillet 1980 en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies (RLRQ, c C-38) dont le numéro d’entreprise du Québec est le 1144365559.

2. BUTS

Les objets pour lesquels l’Association a été constituée sont les suivants :

1) grouper et représenter des étudiants de l’École des Hautes Études Commerciales de Montréal, selon ce qui peut être déterminé par ses règlements ou par toute accréditation qui peut lui être conférée en vertu de la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves et d’étudiants (RLRQ, c. A-3.01) ; et promouvoir leurs intérêts et défendre leurs droits ;

2) répondre aux besoins collectifs et individuels de ses membres, défendre et revendiquer leurs droits, étudier, promouvoir, protéger et développer de toutes manières les intérêts matériels, culturels, académiques et sociaux de ses membres.

3) imprimer, éditer, distribuer toutes publications pour les fins ci-dessus.

4) organiser et tenir des cours, des conférences, et des réunions sociales.

5) acquérir par achat, location ou autrement, posséder et exploiter les biens meubles et immeubles nécessaires aux fins ci-dessus, et fournir à ses membres et leurs invités les services de tout genre en relation avec les buts de l’Association.

3. LIEU DU SIEGE

Le siège social de l’Association est établi dans la cité et district judiciaire de Montréal, à tout endroit que le Conseil d’administration pourra de temps à autre déterminer.

La modification du présent article est soumise aux dispositions particulières de la Loi et de l’article 113 du présent règlement.

4. DEFINITIONS

À moins d’une disposition expresse contraire ou à moins que clairement le contexte ne le veuille autrement, dans les règlements, les procès-verbaux et les résolutions de l’Association, les définitions suivantes s’appliquent :

a) « AECSHEC » ou « Association » : la personne morale régie par le présent règlement ;

b) « Assemblée générale » : l’assemblée des membres au sens de la partie III de la Loi ;

c) « Code Morin » : désigne la dernière édition de l’ouvrage de Victor Morin, Procédures des assemblées délibérantes ;

d) « Comité consultatif » : le comité consultatif tel que constitué conformément à l’article 56 du présent règlement ;

e) « Comité de coordination » : le comité de coordination tel que constitué conformément à l’article 68 du présent règlement ;

f) « Comité exécutif » : le comité exécutif de l’AECSHEC tel que constitué conformément à l’article 51 du présent règlement ;

g) « Conseil d’administration » : le conseil d’administration de l’AECSHEC tel que constitué conformément à l’article 33 du présent règlement ;

h) « HEC Montréal » : l’École des Hautes Études Commerciales de Montréal, un établissement d’enseignement de niveau universitaire au sens de la Loi sur les établissements d’enseignement de niveau universitaire (RLRQ, c E-14.1) ;

i) « Lettres patentes » : lettres patentes de l’Association, incluant toutes lettres patentes supplémentaires ;

j) « Loi » : la Loi sur les compagnies (RLRQ, c C-38) ;

k) « Règlements généraux » : le présent règlement.

5. MAJORITE

Lors de toute instance de l’Association, toute proportion nécessaire pour adopter une résolution ou pour élire une personne est calculée exclusivement sur les voix exprimées, soit sans tenir compte des abstentions.

B. PROCEDURE

6. PROCEDURE

Unless otherwise provided, even when the regulations of the legal entity provide for a particular procedure, a failure to comply with the procedure does not invalidate the decisions and resolutions of the board, provided that no actual harm results from it and that it does not result from fault or negligence.

In the absence of specific provisions in the regulations, the provisions of the Morin Code apply, subject to the necessary adaptations.

7. NOTICE TO MEMBERS

Notices or documents to be sent to members may be sent by mail or email to an address commonly used by each member, given to each of their option representatives, or posted in a place frequented by members (including the AECSHEC headquarters).

8. NOTICE TO ADMINISTRATORS AND MANAGERS

Notices or documents to be sent to the administrators, including members of the Executive Committee, or to the officers may be sent by mail or email to an address commonly used by each, in person or by telephone, or posted in a place frequented by the members.

II. MEMBERS AND DUES

A. MEMBRES

9. DEFINITION

Dans le présent chapitre, le terme « programme de cycle supérieur de HEC Montréal » exclut tout programme relevant de la Direction des programmes de MBA et de EMBA de HEC Montréal.

En toute circonstance, seules des personnes étudiantes inscrites à HEC Montréal peuvent être membres de l’Association.

10. MEMBRES

Sont réputées personnes membres de l’Association toutes les personnes étudiantes inscrites dans un programme de cycle supérieur de HEC Montréal et ayant acquitté leurs cotisations.

11. DROITS DES MEMBRES

Tout membre de l’Association a le droit de :

a) recevoir les avis de convocations aux assemblées générales ;

b) d’assister, de prendre la parole et de voter lors des assemblées générales de l’Association ;

c) se présenter aux instances de l’Association ;

d) faire parvenir au Conseil d’administration toute demande visant à assurer le mieux-être de la population étudiante.

12. DEVOIRS DES MEMBRES

Tout membre a pour devoir de :

a) se conformer aux dispositions des lettres patentes et du présent règlement ;

b) s’abstenir de commettre tout acte jugé indigne, contraire ou néfaste aux buts poursuivis par l’Association ;

c) s’abstenir de participer à toute action susceptible de compromettre l’honneur, la dignité ou la réputation de l’Association.

Sans limiter la portée générale de ce qui précède, il est entendu que tout acte de harcèlement ou de violence, de surcroît s’il est à caractère sexuel, peut notamment constituer un manquement aux devoirs d’un membre.

13. SUSPENSION ET RADIATION

Le Conseil d’administration peut, par résolution du deux tiers des votes exprimés par les personnes présentes à l’instance, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre ayant manqué à ses devoirs envers l’Association tel que prévu au présent règlement. La décision du Conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel, et le Conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il pourra de temps à autre déterminer, pourvu que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet, et que la décision le concernant soit prise avec impartialité.

Malgré toute disposition à l’effet contraire, aucune cotisation ne peut être remboursée en cas de suspension ou de radiation.

Nonobstant ce qui précède, le membre visé devra avoir été informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche et avoir eu l’occasion de se faire entendre sur ce sujet. La décision le concernant devra avoir été prise avec impartialité.

Toute décision du Conseil d’administration à cet égard sera finale et sans appel.

14. RETRAIT ET REMBOURSEMENT

Tout membre peut se retirer de l’Association en le notifiant par écrit à l’Association. Tout retrait prendra effet à la date de réception de l’avis. Le remboursement de toute cotisation emporte le retrait du membre ayant demandé le remboursement.

Les cotisations payées ne sont remboursables que lorsque l’avis de retrait est reçu à la date ou avant la date limite pour un ajout de cours telle que déterminée au calendrier universitaire du HEC Montréal.

B. CONTRIBUTIONS

15. CONTRIBUTIONS

The maximum amount of membership fees for the Association is determined by a regulation of the Association approved by the members at an extraordinary general meeting convened for this purpose.

The membership fee established before the entry into force of this regulation shall continue, namely a membership fee of thirty-two dollars and fifty-eight ($32.58) to be paid by each member during each session of the academic year and to be indexed annually according to the Consumer Price Index (CPI) as of December 31 of the previous year.

The regulation establishing one or more contributions may in particular determine whether a particular contribution is refundable or not and, if so, in what cases and under what conditions it may be refunded; however, failing that, any contribution is mandatory and non-refundable.

A simple resolution of the general meeting modifying the amount of a contribution can validly constitute a regulation within the meaning of this article if this resolution was adopted by the members at an extraordinary general meeting convened for this purpose.

16. MODALITIES

All fees are collected by HEC Montréal in accordance with the agreement reached with the latter.

III. GENERAL ASSEMBLY

17. LIEU DES ASSEMBLEES

Les assemblées générales ont lieu à tout endroit déterminé par le Comité de coordination, en présentiel ou par le biais des moyens technologiques, notamment par vidéoconférence ou appel conférence.

18. ASSEMBLEES GENERALES ANNUELLES ET ORDINAIRES

Les personnes dirigeantes de l’Association doivent convoquer une assemblée générale annuelle dans les cent-vingt (120) jours suivant la fin de chaque session universitaire d’hiver. Lors de cette assemblée, les membres se réunissent aux fins de recevoir et de prendre connaissance des états financiers de l’Association et des rapports des personnes administratrices sortants.

Les personnes dirigeantes de l’Association doivent convoquer une assemblée générale ordinaire dans les quarante-cinq (45) derniers jours de chaque session universitaire d’automne.

Toute assemblée générale annuelle ou ordinaire peut aussi constituer une assemblée extraordinaire pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont doit être saisie une telle assemblée, à la condition que l’avis de convocation en ait fait mention conformément aux présents règlements.

19. ASSEMBLEES GENERALES EXTRAORDINAIRES

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à loisir par le Conseil d’administration, le Comité exécutif, le Comité de coordination, la présidence de l’Association ou la vice-présidence aux affaires exécutives.

Des assemblées générales extraordinaires des membres peuvent être convoquées, pour toutes fins, par demande effectuée par le Conseil d’administration ou la présidence de l’Association.

Un membre peut également requérir la convocation d’une assemblée générale extraordinaire et sa demande doit :

a) avoir un objet pouvant être traité par une assemblée générale extraordinaire en vertu des présents règlements et de la loi ;

b) indiquer de façon précise l’objet de l’assemblée générale extraordinaire requise ;

c) être signée par au moins dix pour cent (10 %) des membres de l’Association ;

d) être déposée par écrit et transmise en mains propres ou électroniquement à la vice-présidence à l’exécutif.

Le Conseil d’administration doit, dans un délai de vingt-et-un (21) jours suivant la réception de la demande, convoquer et tenir une assemblée générale extraordinaire. Lorsque l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans ces délais, les membres signataires de la demande peuvent eux-mêmes convoquer une assemblée générale extraordinaire conformément à l’article 20 ci-après.

20. AVIS DE CONVOCATION

Un avis de convocation doit être transmis aux membres au moins dix (10) jours avant la tenue de toute assemblée générale annuelle. Un avis de convocation doit être expédié aux membres au moins soixante- douze (72) heures avant la tenue de toute assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre, sauf s’il y assiste spécifiquement pour s’opposer à sa tenue.

21. CONTENU DE L’AVIS

Tout avis de convocation doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée, et doit également spécifier si ladite assemblée sera tenue en présentiel ou à distance. L’avis de convocation d’une assemblée générale annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l’assemblée à moins que l’assemblée ne soit convoquée pour adopter ou ratifier un règlement ou pour décider de toute autre affaire devant normalement être soumise à une assemblée générale extraordinaire. L’avis de convocation d’une assemblée générale annuelle doit cependant comprendre tout avis d'élection. L’avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire doit mentionner en termes généraux toute affaire portée à l’ordre du jour et devant être réglée à cette Assemblée.

22. IRREGULARITES

La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre, à moins qu’il n’y assiste spécifiquement pour s’opposer à sa tenue.

Les irrégularités affectant l’avis de convocation ou son expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre n’empêche pas l’assemblée de considérer cette affaire à moins qu’il n’en résulte un préjudice pour un membre ou que ses intérêts ne risquent d’être lésés.

23. QUORUM

Sous réserve de la Loi, de l’Acte constitutif et des Règlements, qu’il y ait quorum ou non, une présidence d’assemblée peut être nommée, et, le cas échéant, cette dernière peut décréter l’ajournement de l’assemblée.

Pour toute autre fin, le quorum est formé par un pour cent (1 %) des membres de l’AECSHEC de la session courante et, à défaut d’existence du quorum dans les trente (30) minutes suivant l’heure fixée pour l’assemblée, aucune affaire ne peut être transigée si ce n’est l’ajournement de ladite Assemblée. Les membres présents peuvent demander que le quorum soit constaté au courant de l’Assemblée.

Toutefois, si le quorum n’est pas atteint dans les trente (30) minutes suivant l’heure fixée pour le début de l’assemblée, les membres sont convoqués à une nouvelle assemblée qui doit se tenir au moins cinq (5) jours après la date prévue pour la première assemblée. De plus, aucun quorum n’est alors requis si l’ordre du jour est le même que celui qui était prévu pour la première assemblée.

24. AJOURNEMENT

Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée peut être ajournée par le vote de la majorité simple des membres alors présents. La reprise de l’assemblée ajournée a lieu au jour, à l’endroit et à l’heure déterminés par ses membres, le tout en respectant la procédure prévue à l’article 23 ci-avant.

25. OFFICIERS ET OFFICIERES D’ASSEMBLEE

La présidence et le secrétariat d’assemblée doivent être nommés parmi les personnes présentes lors de l’instance selon leur aptitude à remplir ces fonctions, et ces personnes peuvent être des non-membres de l’Association. Les personnes dirigeantes ne peuvent en aucun cas exercer une fonction d’officier et officière d’assemblée.

26. PROCEDURE

La présidence de l’Assemblée veille à son bon déroulement, soumet aux membres les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et établit d’une façon raisonnable et impartiale la procédure à suivre, sous réserve de la Loi, de l’acte constitutif, des règlements et de la procédure habituellement suivie lors d’assemblées délibérantes. Il décide de toute question, y compris, mais sans restreindre la généralité, ce qui précède les questions relatives au droit de vote des membres.

27. VOTES

Les membres présents ont droit à un vote chacun.

Les votes par anticipation et par procuration sont prohibés.

Toutes les questions soumises à l’assemblée seront tranchées à la majorité simple des voix validement exprimées (la pluralité des voix), à moins de dispositions contraires dans la loi ou les présents règlements. Une abstention est un refus de se prononcer et non un vote négatif. On ne tient pas compte des abstentions dans le calcul de la majorité.

L’expression de la volonté de l’assemblée générale est décidée par un vote à main levée, à moins que le vote par scrutin secret ou par un moyen technologique soit autorisé conformément au présent règlement.

28. VOTE AU SCRUTIN SECRET

Le vote est passé au scrutin secret lorsque la présidence d’assemblée ou un (1) membre en règle présent le demande. Chaque membre remet alors à la présidence d’assemblée, ou à un scrutateur désigné par cette dernière, un bulletin de vote, papier ou électronique, sur lequel il inscrit le sens dans lequel il exerce son vote.

Le vote au scrutin secret peut être demandé avant tout vote à main levée. Une telle demande peut également être retirée avant qu’une suite lui soit donnée.

29. VOTE PREPONDERANT

La présidence de l’AECSHEC a un droit de vote prépondérant au cas de partage des votes à une assemblée générale.

30. OBSERVATEURS

Les observateurs doivent signifier leur présence et leur motif à la présidence afin de pouvoir assister à l’assemblée.

Sauf lors d’une procédure de vote, le Conseil d’administration peut décider à tout moment d’exclure les non-membres présents après une demande recueillant l’appui de minimalement dix pour cent (10 %) des membres présents.

Les observateurs doivent se tenir à l’écart et s’abstenir d’influencer de quelconque façon l’assemblée pendant les délibérations.

IV. BOARD OF DIRECTORS

A. COMPOSITION

31. NATURE

Le conseil d’administration (CA) administre les affaires de l’Association.

32. NOMBRE

Le Conseil d’administration est composé de neuf (9) personnes administratrices.

La modification du présent article est soumise aux dispositions particulières de la Loi et de l’article 113 du présent règlement.

33. COMPOSITION

Le Conseil d’administration de l’AECSHEC est composé des personnes suivantes : :

a) La présidence de l’Association ;

b) La vice-présidence aux affaires exécutives;

c) La vice-présidence aux affaires financières et services ;

d) Trois (3) conseillers et conseillères ;

e) Deux (2) personnes professionnelles

f) Un.e (1) ancien.ne membre du Comité exécutif.

34. PERSONNES DIRIGEANTES

La présidence, la vice-présidence aux affaires exécutives, la vice-présidence aux affaires financières et services sont administratrices pendant leur mandat à titre de dirigeantes. Elles sont élues conformément aux règlements de l’Association.

35. CONSEILLERS ET CONSEILLERES

Les conseillers et conseillères sont élu.e.s conformément aux règlements de l’Association. Les postes sont répartis de façon à ce que chacun soit attribué à une personne inscrite dans un des programmes de HEC Montréal suivants :

a) un programme de diplôme d’études supérieures spécialisées (DESS), un microprogramme de deuxième cycle ou un programme de maîtrise professionnelle ;

b) un programme de maîtrise en gestion (M.Sc.);

c) un programme de doctorat (Ph.D.).

36. PROFESSIONNELS

Les membres professionnels sont remplacés à l’expiration de leur mandat, par résolution de l’assemblée générale annuelle, sur recommandation du Comité de coordination. L’assemblée doit premièrement voter sur la recommandation du Comité de coordination. Si la recommandation est rejetée, l’assemblée peut immédiatement désigner toute personne éligible ou laisser un ou plusieurs postes vacants.

Les deux membres professionnels sont répartis de façon à ce que chacun soit respectivement :

a) Un membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec, dont le mandat débute lors d’une année impaire ;

b) Un membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec ayant réussi son examen, dont le mandat débute lors d’une année paire.

37. EXECUTANT SORTANT

Après son mandat, la présidence de l’Association sortante est désignée d’office comme administratrice étant un.e ancien.ne membre du Comité exécutif. Si cette dernière décline ou ne peut exercer cette fonction, le poste est déclaré vacant le premier jour de l’année financière.

Est alors éligible comme personne administratrice, à titre d’ancienne personne membre du Comité exécutif, toute personne ayant déjà siégé sur le Comité exécutif de l’Association.

La personne administratrice étant un.e ancien.ne membre du Comité exécutif ne peut, pendant son mandat à ce titre, être aussi une personne dirigeante de l’Association.

B. TERM AND MANDATE

38. DURATION OF FUNCTIONS

The term of office of a member of the Board of Directors corresponds to one (1) financial year of the Association, with the exception of professional members whose term corresponds to two (2) financial years.

39. WITHDRAWAL AND REDEMPTION

A member of the Board of Directors ceases to be a member and to hold office when they:

a) submits his/her resignation in writing to the Board of Directors;

b) dies, becomes insolvent or is legally incapacitated;

(c) ceases to possess the qualifications required to be a member of the Association, as described in Article 33 of these regulations;

d) is absent from five (5) consecutive meetings without reasons deemed valid by a majority of the members of the Board of Directors;

e) is dismissed as provided below.

A member of the Board of Directors may be removed from office at an extraordinary general meeting, provided that the notice of the meeting states that such a person is liable to removal and specifies the principal offense with which they are charged. The vacancy thus created may be filled in accordance with Article 40.

40. VACANCIES ON THE BOARD OF DIRECTORS AND THE EXECUTIVE COMMITTEE

When vacancies occur in the Board of Directors in the positions of advisors, professional members or former members of the Executive Committee, it is at the discretion of the remaining directors to fill them.

When vacancies occur in the Board of Directors in the positions of President, Vice-President of Executive Affairs or Vice-President of Financial Services, the remaining directors must fill them diligently upon the express recommendation of the Coordinating Committee.

Any replacement thus appointed shall remain in office only for the remainder of the unexpired term of his or her predecessor.

If the number of directors becomes insufficient to fill the vacancies, the remaining directors may validly convene an extraordinary general meeting to fill these vacancies in the manner provided for in these regulations for each category of director, making the necessary adaptations.

AECS General Regulations

Summary

I. GENERAL PROVISIONS

A. ASSOCIATION

B. PROCEDURE

II. MEMBERS AND DUES

A. MEMBRES

​

B. CONTRIBUTIONS

III. GENERAL ASSEMBLY

IV. BOARD OF DIRECTORS

A. COMPOSITION

​

B. TERM AND MANDATE

C. FINANCIAL TERMS

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